Wie via de hoofdingang het AZ Sint-Jan Brugge binnenwandelt, merkt onze nieuwste aanwinst meteen op: de gloednieuwe inschrijvingskiosken. Deze kiosken, die we in een fris jasje staken, zorgen voor een efficiënter inschrijvingsproces voor de duizenden patiënten die dagelijks het ziekenhuis bezoeken.
Geautomatiseerde inschrijving, minder wachttijd
Bij aankomst worden patiënten hartelijk ontvangen door onze onthaalvrijwilligers, die klaarstaan om te helpen met de inschrijvingskiosken. De software zorgt ervoor dat de patiënt zo veel mogelijk automatisch wordt ingeschreven.
- Bij bekende patiënten met correcte gegevens en een afspraak kan de inschrijving volledig automatisch verlopen. Ze ontvangen direct een routeticket en de bijhorende vignetten, waarna de vrijwilligers hen naar de juiste afdeling begeleiden.
- Bij een geplande opname, onvolledige/gewijzigde gegevens of ontbrekende afspraak verwijst het systeem de patiënt door naar de wachtzaal van de opnamedienst. Via een wachtrijsysteem ontvangt de patiënt een nummer aan de kiosk, dat op een scherm verschijnt in de wachtzaal van de opnamedienst zodra het door een medewerker van de opnamedienst wordt geactiveerd.
Gemiddeld spreken we hier toch wel over 370 afleidingen per weekdag; deze patiënten worden door een opnamemedewerker ingeschreven.
Wist je dat we ook efficiëntiewinst boeken door de eerste patiënten die verwacht worden in het operatiekwartier prioritair in te schrijven? Zo kan het operatiekwartier tijdig opstarten en hun planning zoveel mogelijk aanhouden en vermijden we vertraging vanaf de start van de dag.
Vrijwilligers: een onmisbare schakel in het proces
De implementatie van de nieuwe kiosken was een noodzakelijke stap om de centrale inschrijving van de grote stroom van patiënten te kunnen blijven verwerken. Maar de vrijwilligers die dagelijks aanwezig zijn, blijven een onmiskenbare schakel in het succes van het systeem. Zij helpen patiënten niet alleen met het gebruik van de kiosken, maar wijzen hen ook de weg naar hun juiste bestemming binnen het ziekenhuis. Ook het vervangen van de rollen voor de vignetten en routeticketjes worden door de vrijwilligers gedaan.
Van verouderde hardware naar toekomstgerichte technologie
De vernieuwing van de inschrijvingskiosken was broodnodig. De vorige apparaten, sinds 2017 in gebruik, vertoonden steeds vaker technische mankementen. Met dagelijks tot wel 2.300 gebruikers was een upgrade essentieel voor een vlotte werking.
De 15 nieuwe kiosken zijn verspreid over beide campussen:
- Campus Sint-Jan: 8 in het centrale onthaal, 2 in het oncologisch dagziekenhuis, 2 bij onthaal 2, en 1 op de Spoedopname.
- Campus Sint-Franciscus Xaverius (SFX): 2 in het onthaal.
Naast technische verbeteringen voldoen de kiosken aan de nieuwe wettelijke vereisten. Vanaf april 2024 is het bijvoorbeeld verplicht om bij elk patiëntcontact de eID-lezing te registreren. Voor buitenlandse patiënten of kinderen wordt een scan van het verblijfsdocument of ISI+ kaart gevraagd. De nieuwe apparaten zijn uitgerust met een 2D-barcodescanner, waardoor we als ziekenhuis zullen kunnen tegemoetkomen aan deze wettelijke eisen.
Interne software en een blik op de toekomst
De huidige software, ontwikkeld binnen het ziekenhuis, is volledig afgestemd op verschillende andere systemen en processen binnen het ziekenhuis. Vanaf 2025 gaan we nog een stapje verder en schakelen we over op nieuwe, aangekochte software, die ook volledig geïntegreerd zal worden met de vernieuwde technologie.
De kiosken aan het onthaal werden intussen vervangen, de overige locaties volgen in december.