Heb je een passie voor administratief werk in een medische omgeving en haal je energie uit organiseren, plannen en ondersteunen van complexe processen?
Werk je graag nauwkeurig, zelfstandig en gestructureerd achter de schermen? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Voor het secretariaat Operatiekwartier en Anesthesie zoeken wij een Deskundige Medische Administratie die een cruciale rol speelt in de administratieve ondersteuning.
In deze functie ligt de nadruk op backoffice werkzaamheden, personeels- en planningsondersteuning, medische registraties en organisatorische opvolging.
Je bent een belangrijke schakel in de vlotte dagelijkse werking van het Operatiekwartier en de dienst Anesthesie.
Wat ga je doen?
Medische administratie en registraties
- Je verwerkt anesthesiefiches en volgt (medische) registraties nauwgezet op.
- Je registreert en verwerkt medische prestaties in het facturatiepakket.
- Je analyseert en corrigeert eventuele fouten in registratiesystemen.
Organisatie en planning
- Je verspreidt operatieprogramma's en zorgt voor een correcte archivering.
- Je ondersteunt de planning van artsen en anesthesie-assistenten.
- Je volgt afwezigheden, verloven, wachtregelingen en uurregistraties op.
- Je ondersteunt de administratieve opstart van nieuwe assistenten en medewerkers.
- Je houdt overzicht over verschillende lopende taken en zorgt voor een nauwkeurige opvolging.
Ondersteuning van artsen en medische staf
- Je bent een belangrijk administratief aanspreekpunt voor artsen, assistenten en interne diensten.
- Je beheert gegevens van medische stafleden en houdt deze actueel.
- Je ondersteunt de praktische organisatie van de medische dienst.
Communicatie en coördinatie
- Je beantwoordt telefonische oproepen en zorgt voor een correcte doorverwijzing of opvolging.
- Je organiseert vergaderingen en overlegmomenten en verzorgt de praktische voorbereiding ervan.
- Je verzorgt een vlotte interne communicatie binnen de dienst.
Kwaliteit en verbetering
- Je denkt actief mee na over efficiëntere werkprocessen.
- Je signaleert knelpunten en formuleert verbetervoorstellen.
- Je werkt mee aan projecten rond kwaliteit, veiligheid en optimalisatie van de dienstverlening.
- Je draagt vanuit jouw expertise bij aan een professionele en kwaliteitsvolle werking van het Operatiekwartier en de dienst Anesthesie.
Profiel
- Je bent sterk administratief onderlegd en werkt zeer nauwkeurig.
- Je houdt ervan om structuur te brengen in complexe administratieve processen.
- Je kan zelfstandig werken en prioriteiten stellen.
- Je bent organisatorisch sterk en behoudt overzicht, ook wanneer verschillende taken gelijktijdig lopen.
- Je communiceert vlot en professioneel met artsen, collega's en externe contacten.
- Je bent discreet en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.
- Je bent flexibel en kan gemakkelijk schakelen tussen verschillende opdrachten.
- Je werkt oplossingsgericht en neemt initiatief wanneer je verbeterkansen ziet.
- Je bent stressbestendig en behoudt kwaliteit, ook tijdens drukke periodes.
- Je staat open voor verandering en denkt actief mee over efficiëntere werkprocessen.
- Je draagt bij aan een positieve samenwerking binnen een multidisciplinair team.
- Kennis van medische terminologie vormt een belangrijke meerwaarde.
Aanwervingsvoorwaarden
Je bent houder van een bachelor diploma (bij voorkeur office management) OF
Je bent houder van een hoger secundair diploma en je hebt door ervaring gelijkwaardige competenties verworven.
Als openbaar ziekenhuis hebben we vele troeven, ontdek ze hieronder:
• We bieden je graag een contract onbepaalde duur aan (100% of 80% tewerkstellingspercentages zijn mogelijk) of de mogelijkheid om op de werfreserve te komen.
• Je wordt verloond volgens de IFIC ziekenhuisbarema’s.
• Overname van alle relevante anciënniteit en alle openbare anciënniteit.
• Maaltijdcheques van € 5,50 per gewerkte dag (7u36).
• Gratis hospitalisatieverzekering.
• Attractiviteitspremie, eindejaarspremie en vakantiegeld.
• 20 dagen wettelijk verlof + 8 extralegale dagen (à rato prestatie).
• Mogelijkheid tot opnemen Vlaams zorgkrediet.
• Doelgerichte ondersteuning bij de ontwikkeling van jouw competenties.
• Groeimogelijkheden in zowel een expertise functie als een hiërarchische functie.
• Een dynamische en uitdagende werkomgeving met aandacht voor work-life balans.
• Tweede pensioenpijler
• Fietsvergoeding.
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Personeelsvereniging met tal van kortingen bij diverse handelaars, gunstige verzekeringstarieven, tussenkomst vakantiekampen kinderen, sportpremie, geschenken bij geboorte/huwelijk/pensioen, leuke Sint- & Paasactie, voordelige (groeps-)reizen, goedkopere bioscoop- en pretparktickets, … .
• Aandacht voor welzijn op het werk.
• Jaarlijkse teambuildingactiviteiten.
• Enkele leuke extra's doorheen het jaar om onze medewerkers te bedanken voor hun inzet.
Omtrent de functie-inhoud: Nathalie Anquez, Hoofd medisch secretariaat, t: 050/45 24 13 of via e-mail nathalie.anquez@azsintjan.be.
Voor alle andere vragen kan je terecht bij de personeelsdienst: Sofie Provoost, HR-partner, t: 050/45 34 67 of via e-mail: sofie.provoost@azsintjan.be.
Bijkomende informatie
De selectieprocedure bestaat een mondelinge proef op 16 november 2026 in de namiddag.
Inschrijven kan tot en met 12/11/2026.
